很不幸，這次你們組的項目交付又延期了。

你和每一次項目延期交付時一樣，在工位上沉默，在低氣壓的會議室和組員復盤。

在你的計劃中，組員應該像一套房子的裝修隊那樣，按照你給出的設計圖一步步執(zhí)行計劃，直到整座房子裝修完成，進而等待驗收。

可是你的「裝修隊」出現(xiàn)了問題。

每個人看到了設計師的規(guī)劃圖之后，很快就能理解自己要做的工作是什么，并且已經(jīng)開始謀劃從哪里入手。

但很快問題就出現(xiàn)了，在執(zhí)行的時候，墻面的油漆還沒有刷完，鋪地板的已經(jīng)開始工作了，這個時候，運送家具的隊伍又著急忙慌地趕來了，但是屋子里都還是半毛坯房的狀態(tài)，于是乎家具又只能在外面等著...

各個團隊擠作一團，每個人都在強調(diào)著自己的重要性，并且對裝修的先后順序有著自己的看法，對工作的方式也都堅持著自己的一套原則。身為管理者的你只能在各個團隊里來回穿梭，協(xié)調(diào)大家的工作方式與時間，同時又要不斷催促項目進展...

挺窒息的，不是嗎？

經(jīng)過一而再再而三地協(xié)調(diào)，項目終于可以按部就班進行了，可是這個時候，離「交房」日期只有幾天的時間了。
問題出在了哪里？

回顧一下「裝修隊」的工作過程，你或許能發(fā)現(xiàn)一些端倪：

- 項目團隊和研發(fā)團隊之間的溝通存在各種障礙。不同的工作模式和管理工具導致團隊間信息隔離，研發(fā)進度黑盒，僅靠團隊間詢問式溝通，風險判斷滯后，交付一再延期，團隊間信任度受損，客戶滿意度和回款進度難以保障。

- 不同組織架構、規(guī)模、工作模式的團隊，對項目管理的理解和做法各不相同，項目團隊也沒有合適的項目管理工具可用。

簡單來說，「沒有工具可用+團隊溝通不暢」導致了一系列問題。

既然問題找到了，那么該如何解決呢？
你會怎么做？

你可能會想到，是否可以使用市面上熱門的管理工具來管理項目，進而提升效率？以軟件項目交付為例，比如：

- Project/Teamwork：用于項目里程碑、項目任務（wbs）拆解

- JIRA/Teambition/TAPD：用于敏捷迭代管理

- Odoo：用于工時統(tǒng)計

- Excel：用于收集項目需求、問題

從某種意義上來說，這些都是市面上比較主流或熱門的工具，同時也是處理對應任務時，公認的比較好用的軟件。類比到「裝修隊」的例子里，你可以理解為，團隊采購了最好的裝修材料、使用了最先進的裝修工具。

但是，把各種好用的、熱門的工具堆疊在一起，真的能為項目帶來效率成倍提升的效果嗎？

事實上，多種工具必然會帶來一些問題，比如：

1、數(shù)據(jù)孤島

不同環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)分散于不同的系統(tǒng)中，彼此獨立形成數(shù)據(jù)孤島。當項目范圍、成本、進度發(fā)生變更時，上下游無法及時同步、對齊信息，導致潛在風險被掩蓋，管控滯后。

2、統(tǒng)計成本巨大

為統(tǒng)計多個項目執(zhí)行成本、進度、質(zhì)量，需要花費數(shù)小時手動導出各工具內(nèi)的數(shù)據(jù)進行拼湊、匯總，在數(shù)據(jù)的海洋中疲于奔命。

3、業(yè)務限制

常見的項目管理工具內(nèi)置了既定的管理流程，無法完全貼合不同公司獨特的項目管理流程和可能的變數(shù)，常需要靠其他工具彌補。結果是工具越堆越多，流程越來越亂。

4、采購成本高

多系統(tǒng)采購成本高昂，如果你有一個 30 人的研發(fā)團隊，每年的項目管理系統(tǒng)、研發(fā)敏捷管理系統(tǒng)、客戶問題管理系統(tǒng)采購成本高達數(shù)萬元甚至數(shù)十萬元。

與此同時，低效溝通的問題仍然沒有得到解決：

- 項目經(jīng)理和研發(fā)團隊依然在依靠發(fā)文件、發(fā)信息、打電話，低效且極易產(chǎn)生信息遺漏和理解偏差；

- 項目經(jīng)理無法及時獲知研發(fā)進度，把控研發(fā)風險，導致風險判斷和應對措施滯后，影響項目的按時交付和回款。